Effizienzfalle Teilzeit

#8 So kommst du raus aus der Effizienzfalle

In diesem Beitrag geht es um die sogenannte Effizienzfalle und die Frage, warum ich glaube, dass viele Teilzeit-Führungskräfte in dieser Falle festsitzen. Woran du das erkennen kannst und was du tun kannst, wenn du wirklich feststellst, dass du in der Effizienzfalle steckst.

 

Das Wichtigste in Kürze

  • Effizienz bedeutet, die Dinge richtig zu tun. Effektivität, die richtigen Dinge zu tun.
  • Viele Teilzeit-Führungskräfte stecken in der Effizienzfalle. Die fehlende Zeit durch den Übergang von Vollzeit auf Teilzeit wird versucht, durch Effizienz auszugleichen.
  • Du merkst, dass du wahrscheinlich in der Effizienzfalle bist wenn du: Keine Klarheit darüber hast, welche Aufgaben die wirklich wichtigen in deiner Rolle als Teilzeit-Führungskraft sind. Und wenn dir und deinem Team alles über den Kopf wächst und ihr nicht mit den Aufgaben fertig werdet.
  • Ich zeige dir Methoden & Übungen, die eine Möglichkeit zum Ausstieg aus der Effizienzfalle bieten.

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Unterschied Effizienz und Effektivität

  Definition von Peter Trucker (englisch): „doing things right vs doing the right things.“

„Doing things right“ ist Effizienz, das heißt, die Dinge richtig machen. Die Dinge so machen, dass sie möglichst schnell, gut und kosteneffizient erledigt werden. 

Auf der anderen Seite steht die Effektivität: „doing the right things“, also das Richtige tun. Die Dinge tun, die auf mein Ziel einzahlen. Die mich meinem Ziel näherbringen und mich weiterbringen.

Ich kann als Führungskraft unglaublich effizient arbeiten ohne auch nur im Ansatz effektiv zu sein.

Was ist die Effizienzfalle?

Effizienzfalle heißt, an einem Punkt zu sein, an dem ich mit reiner Optimierung meiner Arbeitsweise in Bezug auf das „wie mache ich die Dinge“ nicht mehr weiter komme. Sondern ich muss den Modus wechseln (und das erstmal erkennen), um an der Effektivität zu arbeiten, also daran zu arbeiten, was ich eigentlich tue. Wie priorisiere ich die Dinge? Und wie priorisiere ich vor allem auch meine Aufgaben als Führungskraft?

Sehr viele Teilzeit-Führungskräfte kommen in der Regel aus Vollzeit-Positionen und haben eine gewisse Arbeitserfahrung hinter sich. Die meisten Führungskräfte, die ich kenne, sind in der Regel sehr effizient, sehr gut organisiert und erledigen ihre Arbeit gut und schnell. Meistens sind sie genau dadurch auch so erfolgreich geworden.

Wenn diese Führungskräfte von Vollzeit in Teilzeit wechseln, landen sie plötzlich in der Effizienzfalle. Effizienz alleine hilft nicht mehr weiter, weil es einfach zu viel Arbeit geworden ist.

Das Problem liegt also nicht im „doing things right“, also die Sachen richtig zu machen, sondern es geht auf einmal um Effektivität, nämlich „doing the right things“, weil es jetzt diese zeitliche Limitation gibt und die Führungskraft nicht mehr in der Lage ist, alles selbst zu tun, was auf sie einprasselt.   

Woran merke ich, dass ich in der Effizienzfalle stecke?

  • Das Gefühl, du bist wie in einem Hamsterrad unterwegs. Du machst die Dinge so, wie du sie immer schon machst und machst sie vielleicht sogar noch besser. Du hast noch alles weiter optimiert und trotzdem siehst du kein Land. 
  • Du wirst mit deinen Aufgaben nicht mehr fertig. Deine Mitarbeiter:innen kommen auf dich zu, aber du kriegst die Anfragen nicht mehr abgearbeitet, die da kommen. 
  • Es entsteht vielleicht auch eine Unzufriedenheit bei dir selbst oder bei deinem Team.

Spätestens an diesem Punkt ist es Zeit etwas zu ändern, und deine Arbeitsweise genauer unter die Lupe zu nehmen. 

Wie komme ich da wieder raus?

Wichtig ist, selber die Handbremse zu ziehen, bevor dein Körper über körperliches oder psychisches Leiden streikt. Ich wünsche mir, dass du vorher bemerkst, dass du etwas ändern musst und einen Weg aus der Effizienzfalle findest.

Dazu brauchst Menschen, mit denen du sprechen kannst, die dir Feedback geben können und dich unterstützen. Denn häufig bemerkst du nicht gleich selbst, dass du in der Effizienzfalle steckst und auch dein Verhalten kannst du nicht vollständig selbst wahrnehmen und reflektieren. 

Das Johari-Fenster

 Das sogenannte Johari-Fenster ist ein Modell, welches das Selbst- und das Fremdbild gegenüberstellt und daraus vier Quadranten ableitet.

Auf beiden Achsen gibt es einmal einen unbekannten Quadranten und einmal einen bekannten Quadranten und dadurch ergibt sich ein Vier-Felder-Modell. 

JOHARI-Fenster

Die vier Felder sind:

  1. Öffentliche Person: Dinge, die dir und auch der Öffentlichkeit bekannt sind.
  2. Private Person/Geheimnisse: Dinge, die dir bekannt und der Öffentlichkeit nicht bekannt sind.
  3. Unbekannt: Dinge, die die Öffentlichkeit nicht kennt und du auch nicht kennst.
  4. Blinder Fleck: Dinge, die die Öffentlichkeit kennt und die du nicht kennst. Der sogenannte blinde Fleck sind Dinge, die du an dir selber nicht siehst oder nicht sehen kannst aber die andere bemerken können. Das ist der für uns spannende Quadrant!

Unbewusstes bewusst machen

Der erste Schritt, um aus der Effizienzfalle wieder rauszukommen, ist es, sich erstmal der ganzen Sache bewusst zu werden und es für sich selbst und andere sichtbar zu machen.

Wenn du den Verdacht hast, in der Effizienzfalle zu stecken, dann hole dir Feedback von Kolleginnen oder Mitarbeiter:innen, denen du vertraust und deren Meinung du schätzt.

Führungsrolle ‚ausmisten‘

Der zweite Schritt ist, dir deine Aufgaben in der Rolle als Teilzeit-Führungskraft mal genauer anzugucken. Diese Methode erlaubt dir z.B. Aufgaben zu priorisieren und für dich deine Zeit besser zu planen.

Hier geht es darum, die eigene Rolle als Führungskraft mal „auszumisten“ und anschließend damit in Verhandlung zu treten.

Übung: Rollen identifizieren

Ziel dieser Übung ist es, eine Übersicht zu bekommen, was du den ganzen Tag tust und welche unterschiedlichen Rollen das sind. Anschließend lässt sich sagen, welche Dinge du eigentlich priorisieren möchtest und musst. Es ist außerdem eine super Gesprächsgrundlage zur Diskussion mit dem Team oder mit dem Vorgesetzten.

  1. Nimm dir deinen Kalender der letzten Wochen zur Hand und blättere diesen durch. Schreibe auf, was du so alles tust, welche Aufgaben du den ganzen Tag machst.

    Versuche diese Aufgaben konkret zu beschreiben, also nicht „E-Mails beantworten“ sondern z.B. „Kundenanfragen beantworten“ oder „Rückfragen von Mitarbeitern beantworten“ oder „Informationen an Abteilung XY zuliefern“.

    Diese Aufgaben sammelst du erstmal. Am besten machst du das auf Post-Its oder digital auf digitalen Post-Its, so dass du sie später sortieren kannst.

  2. Jetzt bündelst du diese Aufgaben zu sinnvollen Clustern (=Bündel). Also bleiben wir bei dem Beispiel „Kundenanfragen beantworten“. 

    Wenn du sehr stark im Kundenkontakt stehst, dann hast du vielleicht Aufgaben wie „Kundenanfragen per E-Mail beantworten“, „Nachfragen zu Kundenanfragen in Fachabteilung stellen“ oder ähnliche Dinge und die packst du alle zusammen. Also alles was für dich sinnvoll zusammengehört, sortierst du in ein Cluster.
  3. Gib jedem Cluster eine Überschrift, also benenne die Rolle. Denn als Führungskraft erfüllst du immer mehrere Rollen gleichzeitig.
  4. Wenn du das geschafft hast, prüfe die verschiedenen Rollen noch mal im Hinblick auf ihren Zeitverbrauch. Wie viel Prozent deiner Zeit verbringst du eigentlich mit diesen einzelnen Aufgaben? Schreibe es jeweils zur Aufgabe dazu.
  5. Stell dir (und anderen) die Frage: „In welchen dieser Rollen bin ich eigentlich besonders wirksam? In welcher dieser Rollen bin ich besonders hilfreich fürs Team?“ Versuche so ein Gefühl dafür zu bekommen, welche dieser Rollen eigentlich, wenn man deine Rolle bzw. Position als Führungskraft anguckt, besonders wichtig ist.

Auf dieser Basis kannst du dann mit deinem Team und deiner Vorgesetzten in Verhandlung treten und deine Führungsrolle neu definieren.

Aufgaben, in denen du wenig Wirksamkeit fürs Team in deiner Führungsposition hast, solltest du nach Möglichkeit nicht mehr selber machen. Entweder delegierst du sie oder du gibst sie vollständig an andere ab

Produktivitätstechniken nutzen

Wenn du es geschafft hast, dein Zielbild deiner Rolle als Führungskraft zu schärfen, macht auch der Einsatz von Produktivitätstechniken wieder Sinn. Die EisenhowerMatrix kann dich dabei unterstützen, deine täglichen Aufgaben anhand deiner Ziele zu priorisieren. 

Johanna Fink
Johanna Fink

Meine Mission ist es, Führung in Teilzeit vom Mutti-Image zu befreien und zum attraktiven Erfolgsmodell zu machen. Mein Wissen und meine Erfahrungen teile ich in diesem Blog und meinem Podcast 'Führen in Teilzeit'.

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