Ziehen statt drücken – Arbeitsverteilung in Teams organisieren

In der aktuellen Ausnahmesituation haben manche von uns unglaublich viel zu tun, bei anderen bricht ein großer Teil ihrer normalen Aufgaben weg. Diese Ungleichverteilung erlebe ich im eigenen Unternehmen, aber auch Freunde und Bekannte berichten davon. Dieses Phänomen ist erstmal soweit normal – was ich schade finde ist, dass es uns nicht gelingt die Arbeit besser zu verteilen.

Einige von uns arbeiten seit vielen Tagen an oder über der Belastungsgrenze. Das kann auf Dauer nicht gut gehen. Selbstfürsorge und die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers verlangen nach einer Lösung. Doch wie kann diese aussehen?

Angebot und Nachfrage zusammenbringen

In erlebe jeden Tag, dass Kollegen*innen anderen Unterstützung anbieten und ihre Bereitschaft sowie freien Kapazitäten signalisieren. Gleichzeitig nehme ich wahr, dass andere eigentlich schon längst Entlastung benötigen. Doch beide Seiten scheinen nicht zusammen zu kommen. Diejenigen, die bereits überlastet sind arbeiten immer mehr und haben gleichzeitig keine Zeit andere einzuarbeiten. Dieses Verhalten ist ganz normal und verständlich – wenn ich das Gefühl habe jetzt unbedingt abliefern zu müssen ist es unglaublich schwierig genau das Gegenteil zu tun und den eignen Output erstmal runterzufahren.

Doch wie kann ein Ausweg aus dieser Situation aussehen? Ich denke, dass zwei Dinge hilfreich sein können. Eine Methode, um Wissenstransfer und damit die Übernahme von Aufgaben durch Andere möglich zu machen, ist Job Shadowing. Beim Job Shadowing beobachtet eine Person die andere bei der Arbeit. Oft kann es schon ausreichen, den anderen in die Kommunikation einzubinden. Die zweite Person läuft in der ersten Phase einfach mit. So kann sich die Person einen Überblick über die Themen verschaffen und mit der Zeit erkennen, wo vielleicht eine Unterstützung mit den eigenen Fähigkeiten möglich ist. In der zweiten Phase kann die zweite Person der ersten Person erste Unterstützung anbieten „Schau mal, das kenne ich schon da könnte ich unterstützen.“ „Ich habe verstanden, dass dies und jenes getan werden muss. Ist es für dich in Ordnung, wenn ich das mache?“ Natürlich müssen Nachfragen möglich sein. Der zweite wichtige Ansatzpunkt ist, in sich hineinzuhören. Was macht mir so einen Druck? Welche Antreiber und Glaubenssätze stehen dahinter? Denn, den größten Stress machen wir uns in aller Regel selber – und das bringt niemanden weiter.

Die Lösung: Pull statt push

Generell glaube ich, dass wir immer noch viel zu sehr in push- statt pull-Methoden verhaftet sind. Damit meine ich, dass die meisten von uns gelernt haben selektiv Informationen zu verteilen (push) und dadurch Arbeitsprozesse zu steuern. Wir maßen uns an zu wissen, wer etwas wissen muss. Pull-Verfahren hingehen bauen darauf auf, Informationen transparent bereitzustellen und darauf zu vertrauen, dass der Empfänger sich die benötigten Informationen zieht. Der große Vorteil von pull-Verfahren ist, dass der Aufwand beim Informationsgeber reduziert wird und gleichzeitig die Treffergenauigkeit bei der Informationsverteilung erhöht wird. Auf der anderen Seite erfordert das pull-Verfahren mehr Selbstorganisation und Selektion beim Informationsempfänger. Die Erkenntnis, dass man nicht alle verfügbaren Informationen verarbeiten kann, muss da sein – ansonsten droht Überforderung.