Willkommen im Dschungel der Kommunikation

In Krisenzeiten entsteht immer auch Neues. Bewährte Methoden und Tools sind plötzlich nicht mehr nutzbar oder erfüllen ihren Zweck nicht mehr. Viele Unternehmen führen dann neue Kommunikationswerkzeuge wie beispielsweise MS Teams oder Chatdienste ein. Diese sind oft unabhängig vom Unternehmensnetzwerk nutzbar und versprechen schnelle und transparente Kommunikation und Zusammenarbeit. Gleichzeitig bleibt wenig Zeit für eine geordnete Einführung und Schulung der Mitarbeiter*innen. Im Ergebnis fühlen sich Manche von der Flut der Nachrichten über verschiedenste Kanäle überfordert.

Feste Kommunikationswege festlegen

Damit wir uns nicht im Dschungel der Kommunikationswerkzeuge verlaufen, ist wichtig zu klären: Welches Tool wollen wir für welchen Zweck und welchen Adressatenkreis nutzen? Wo werden dringende Nachrichten abgesetzt? Wer muss wirklich in welchem Tool unterwegs sein? Diese Fragen kommen naturgemäß in der aktuellen Situation oft zu kurz.

Hilfreich in kann eine Kommunikationsmatrix sein, die für Teams oder Organisationen beschreibt, welche Themen für welche Adressatenkreise auf welchen Kanälen stattfinden. Ein Themenfokus hat nach meiner Erfahrung den Vorteil, dass er nicht im Big Bang in der ganzen Organisation ausgerollt werden muss, sondern sich auf Teams oder Projekte fokussiert. Nach Möglichkeit sollte dort auf neue Tools gesetzt werden, wo entweder die bewährten Methoden nicht mehr funktionieren und/oder Menschen arbeiten, die gerne Neues ausprobieren und sich schnell in neuen Umgebungen zurechtfinden. Gleichzeitig ist es wichtig, ausreichend Schulungsangebote zu machen. Ein Multiplikatorenmodell, in dem Mitarbeiter*innen andere Mitarbeiter*innen schulen, entlastet die technischen Teams und stärkt das Zusammengehörigkeitsgefühl im Unternehmen.

E-Mails abschaffen?!

Über kurz oder lang wird aber nur eines helfen: Die Anzahl der Kanäle reduzieren. Da ist Mut und Konsequenz gefragt. Und Durchhaltevermögen – denn nicht alle Mitarbeiter*innen werden im ersten Schritt mitziehen. Im Zweifel hilft immer ein Blick zurück. Wo wäre wir heute, wenn neben E-Mail und Brief auch noch täglich die Brieftaube im Büro landen würde. Faxgeräte soll es immer ja noch geben, habe ich gehört…

Aber im Ernst. Der Abschied von der geliebten E-Mail muss über kurz oder lang stattfinden. Ich verstehe jeden, der bei diesem Gedanken erstmal eine Gänsehaut bekommt – ich bin selber ein E-Mail orientierter Arbeiter. Morgens werfe ich zunächst einen Blick in meine Inbox und meine Aufgabenplanung findet ebenfalls teilweise in Outlook statt. Ich bin also quasi ein Auslaufmodell, was meine Arbeitsorganisation angeht.

Wir werden sehen, mit welcher Geschwindigkeit der Wandel vor sich gehen wird. Denn Totgesagte leben ja oft länger als gedacht.